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Le principe de foodsoft est que pour recevoir leurs produits, les cellules s’associent pour passer des commandes aux fournisseur-e-s. Voilà comment ça se passe :
Les commandes peuvent donc être dans trois états : en cours, clôturées ou décomptées. La phase de décompte permet
de s’assurer que ce qui est payé par les cellules correspond bien à ce qu’elles ont reçu. Elle est expliquée plus en
détail dans la section :ref:tresorerie.
Pour commander, chaque cellule dispose d’un certain crédit. Le crédit actuel de ta cellule est affiché sur ton
tableau de bord. Des informations plus détaillées sont fournies sur la page Passer une commande, accessible sous
l’onglet Commandes du menu principal. Le crédit y est décomposé en trois parties :
Une fois sur la page Passer une commande, accessible sous l’onglet Commandes du menu principal, si tu cliques sur le nom d’un-e fournisseur-e pour le-laquelle il exsite une commande en cours, tu atteris sur la liste de commande. L’encart en haut à gauche réunit quelques informations utiles sur la commande :
Tu trouveras en dessous de cet encart la liste des produits proposés pour cette commande. Il ne s’agit par forcément
de tous les produits du-de la fournisseur-e, puisque la personne qui crée la liste de commande a eu la possibilité
d’en sélectionner seulement un sous-ensemble (voir :ref:gestion).
Pour chaque produit, il te faut choisir le nombre d’unités que tu souhaites commander. L’unité varie suivant le produit (1kg, 75cl, ...), et est donc indiquée dans la colonne unité du tableau (4ème colonne). Le prix d’une unité est indiqué dans la colonne prix (3ème colonne). Pour augmenter ou réduire le nombre d’unités que tu souhaites pour ta cellule, utilises les boutons + et - de la 6ème colonne (quantité).
Comme les produits sont proposés par le-la fournisseur-e sous forme de lots (voir :ref:lots), tant qu’il manque
des unités pour compléter le lot en cours, tu n’est pas sûr-e de recevoir le produit. Ce nombre est affiché dans la
5ème colonne (Manquant). Le nombre d’unités que tu n’est pas sûr-e de recevoir apparaît en rouge, tandis que le
nombre qui apparaît en vert est sûr.
La quantité que tu indiques comme tolérance est un maximum que tu es prêt-e à recevoir, en plus de la quantité commandée normalement, au cas où cela permette de compléter un lot au moment de la clotûre de la commande. Si il n’y a pas de lot à compléter, cette quantité sera simplement ignorée. Le fait de mettre une tolérance non nulle lors de tes commandes est bénéfique pour l’ensemble de la boufcoop, car cela augmente les chances de compléter certains lots qui sinon ne pourraient pas être commandés. De plus, cela peut même encourager d’autres personnes qui ont encore plus besoin du produit que toi à passer commande, car tu leur donneras plus d’espoir que le lot soit complété.
**Exemple** :
La cellule Banane a vraiment besoin de 3 plaquettes de chocolat. Mais le chocolat ne peut être livré
qu’en lots de 8 plaquettes. Banane commande donc 3 plaquettes, plus une tolérance de 2, le maximum
qu’elle puisse se permettre de payer, en espérant qu’une autre cellule complète la commande.
Le lendemain, la cellule Figue voit cela. Elle n’a besoin que d’une seule plaquette, et la commande
donc. A ce stade, il y a 4 plaquettes en commande ferme, plus une tolérance de 2, donc le lot ne
peut toujours pas être complété ! Heureusement, la cellule Pomme voit qu’il ne manque que deux
plaquettes pour compléter le lot, elle est sûre d’avoir son chocolat. Elle en commande trois plaquettes.
La coop recoit donc 8 plaquettes. Figue et Pomme ont leurs plaquettes commandées, et il en reste donc
4. Banane recoit donc ses 3 plaquettes, plus 1 en bonus, ce qui entre bien dans sa marge de tolérance.
Tout le monde est content, alors que si personne n’avait pas indiqué de tolérance, la livraison n’aurait
peut-être même pas été possible !
.. _gestion:
La page de Gestion des commandes est accessible sous l’onglet Commandes du menu principal, mais seulement si tu fais partie d’une équipe qui y a accès. Cette option peut être configurée par un-e administrat-rice-eur dans les paramètres de chaque équipe.
Pour définir une nouvelle commande, clique sur le bouton en haut à droite de la page, et sélectionne le nom d’un-e
fournisseur-e. Tu peux alors choisir les dates d’ouverture et de clôture de la commande, ainsi que les articles que tu
souhaites y faire apparaître. La liste des articles peut être modifiée à partir de l’:ref:annuaire. Une
fois la commande créée, elle apparaîtra dans la liste des commande en cours et les cellules pourront commencer à
commander.
Pour clôturer la commande, clique sur le bouton Clôturer à partir de la page Gestion des commandes. La date de clôture est donnée à titre indicatif, les commandes doivent toujours être clôturées manuellement. Une fois la commande clôturée, tu atteris sur la page de résumé des quantités commandées. Tu peux aussi accéder à cette page à partir de la Gestion des commandes, en cliquant sur le bouton Afficher à droite de la commande clôturée souhaitée.
Le plus pratique pour transmettre la commande au-à la fournisseur-e est le Fax au format PDF, accessible depuis le menu Télécharger (même si tu l’envoies par email et non par fax). En effet, le tableau obtenu résume simplement le nombre de lots à commander pour chaque produit, ainsi que le prix, mais ne fait pas mention de la répartition entre les cellules (ce qui n’intérresse en général pas le-la fournisseur-e).
Une fois la livraison arrivée à bon port, il peut être judicieux de vérifier son contenu afin de prendre en compte les éventuels changements par rapport à la commande (produits indisponibles, changements de prix...). Le bouton Réceptionner accessible depuis la page de Gestion des commandes permet de valider cette étape de vérification. Le tableau qui s’affiche récapitule les quantités commandées pour chaque produit, et il faut alors saisir dans la colonne adéquate la quantité effectivement recue après vérification. En cliquant sur le bouton Modifier, on peut même changer le prix de chaque produit si il s’est avéré qu’il y a eu une erreur. Finalement, on peut même ajouter un produit à la liste si la livraison contient des produits qui n’étaient pas présents dans la liste de commande (cadeaux, changements de dernière minute...).
Si on le souhaite, il est possible de laisser des commentaires (en bas de la page de gestion de la commande)
pour garder trace de tous ces changements, ce qui pourra être utile lors du décompte et de la facturation (voir
:ref:tresorerie).
Pour aider à la répartition entre les cellules, le mieux est de télécharger la Matrice de répartition en PDF, accessible depuis le menu Télécharger sur la page récapitulative de toute commande clôturée. Le fichier PDF que tu obtiendras est composé d’abord d’un tableau des produits et de leurs quantités, puis d’un grand tableau à double entrée, dont les colonnes sont les produits, et les lignes sont les articles, avec à l’intersection le nombre d’unités de chaque produit que doit recevoir la cellule correspondante.
Si il y a des problèmes lors de la répartition, il peut être utile de le noter aussi dans les commentaires de la commande.
Voir la section :ref:tresorerie.